改變你的簡報思維,從這裡開始

(閱讀時間約4分40秒)

        不是什麼問題都需要溝通。問題有兩種類型,一種叫結構化問題,另一種叫非結構化問題。結構化問題不需要溝通,有足夠的聰明或技巧就能解決,這也是「人工智能」(AI)致力發展的方向;非結構化問題不是聰明或技巧能解決的,它需要溝通,只有運用智慧才能應對,這也是「人工智能」很難做到的地方。因此,溝通,你不需要很聰明,但你需要智慧。改善溝通能力,也就是在增長智慧。擁有解決非結構化問題的智慧,AI就淘汰不了你。

        你是否聽過有人說「我們來溝通一下三角形的任兩邊和一定大於第三邊」,或是我們來溝通一下「浮力=物體沒入液體的體積×液體的密度」這個浮力公式。甚至跟你說「30×40再除以50等於24這件事我們需要溝通一下」?沒有,對不對?因為這種事情不需要溝通,算一算答案就出來了。

        財務人員拿了幾張今年的財務報表,然後召集相關部門開會,會中把他算出來的財務報表上的所有數字唸了一次,就報告完畢。如果只是要讓人家知道財務報表計算出來的數字結果,這是按按計算機,跟把數字套入一些財務公式就可以得到的結果,這種情況需要開會溝通嗎?也不需要,不是嗎。

什麼事才需要溝通?

        到這裡,你想到了嗎?我們遇到了一個關鍵的問題。

        浮力公式算出來的答案不需要溝通,是算出來的浮力數字如果不能讓一條船浮在水面上,那麼這條船的各個使用單位,要如何協調來修改設計,才需要溝通。財務報表上的數字本身不需要溝通,是這數字背後所代表的意義,對公司經營的衝擊,是否公司需要調整經營策略,才需要溝通。

        若是單向的信息傳達,目的就不在於討論信息本身正不正確,例如我們不會把各部門召集過來,討論財務報表上計算出來的數字對不對,需不需要修改。數字對就是對,不對就是不對,沒有什麼好討論的,這種情形就不需要溝通了。

        我們溝通的目的,是要徵求意見、協調工作內容、或是做決策等等,這些事情無法靠計算機或電腦給出答案,就是因為沒有一個明確的答案,所以才需要意見交流,取得共識,這才真正需要溝通。

        所以,在進入溝通的話題之前,我們必須先釐清什麼問題才需要溝通。

溝通,用的是智慧

        世界上的問題,大概可分為兩種不同的型態。

        第一種問題型態是有明確答案的問題,數學家或是心理學家將這種問題稱為「結構化問題」,像是一加一等於多少、攝氏15度等於華氏幾度,或是將數字帶入物理公式會得到什麼答案等等這類的問題。

        相反地,像是「是否該併購這家公司」、「是否接下一個工資很高但不喜歡的工作」、「該不該錄取一位沒有經驗,但態度積極的年輕人」……等等這種沒有明確答案的問題,就稱為「非結構化問題」,這類問題會因當事者「當時的情境」及「主觀的解讀」的不同,也就是「心態」的不同而會有不同的答案。

        曾有人問過我一個問題:世上有絕對、不變的道理存在嗎?

        如果你問的是結構化的問題,那麼數理邏輯可以幫你找出道理來;但要是牽涉到非結構化問題,在溝通雙方沒有相同的心態狀況下,就很難講道理了。

        你看中美貿易大戰為什麼很難達成共識?因為這不是計算機按一按就有答案的,在雙方的心態完全不同的情況下,道理要從何說起?所以最後只有以實力來做秤斤論兩的妥協了。

        「結構化問題」可以用數理邏輯來解決,而面對「非結構化問題」,數理邏輯就難有用武之地,而是「人性」該上場的時候。

        人性就是人類的心智運作機制,我把它稱為心智邏輯,跟數理邏輯不盡然相同。數理邏輯不牽涉判斷與決策,也不需要判斷與決策。數理邏輯只告訴你一個明確的答案,至於這個答案代表什麼意義,要靠心智邏輯來解讀。例如數理邏輯可以幫你算出一個產品的成本,至於你要賣多少錢,這個生意可不可以做,那就是心智邏輯的事了。

        能解決「結構化問題」的人,我們只會稱贊他很聰明,但不會認為他很有智慧,因為電腦也可以在瞬間給人們「結構化問題」的答案;然而,電腦卻無法解答「非結構化問題」,因為這只有「有智慧」的人才能給出適當的答案。所以,智慧是基於人性的。

        因此,溝通要解決的問題是「非結構化問題」,而要解決「非結構化問題」,就得要了解心智邏輯,以貼近人性。所以說,要改善你的溝通能力,你就必須更了解人性,這麼一來,就如同丹尼爾‧康納曼所說的,你會知道別人的所做所為,其實都是受到心智邏輯的限制而造成的結果,因此,你就會用更寬容的心去看待,也就會更有同理心,因而,也會變得更有智慧。1

未來的生存能力

        近幾年來,AI這兩個字被叫得滿天價響,台灣不知是誰把它翻譯成「人工智慧」,我個人覺得用「智慧」這個詞太浮誇了。反而大陸跟香港翻譯成「人工智能」是比較恰當的。

        智慧與智能絕對不是同一回事,「人工智能」,它能解決大多數的結構化問題,但要解決動態、複雜的非結構化問題,機器人還沒有那種能耐。例如,我可能會為了討好客戶,或是為了打入客戶的供應鏈,決定承接一樁虧本的生意,但其他競爭者未必「敢」這麼做。這與人性相關的問題,就不是機器人做得了決定的。

        然而,我們也必須體認到一個殘酷的現實,那就是在可見的將來,「人工智能」將取代許多解決結構化問題的職位,但「人工智能」取代不了的,就是需要解決非結構化問題的人才。

        許多專家警告說「人工智能」在未來將讓許多現有的工作消失,但馬雲說,「人工智能」時代將創造更多的工作機會,誰對誰錯?都說得對,關鍵就在於你的專長是用來解決結構化問題,還是非結構化問題。 因此,未來職場生存的關鍵是展現在「智慧」這個能力上,而不是「智能」。要有智慧,就得從了解、掌握「人性」出發,而學習溝通,讓我們更貼近人性,就是我們磨練智慧最好的途徑。因此,學好溝通,不僅你會有更好的人際關係, AI人工智能也淘汰不了你。 

參考文獻 (Reference)

1. Kahneman, D. (2011). Thinking, fast and slow(快思慢想). Macmillan.

溝通,你不需要很聰明

This Post Has 4 Comments

  1. 匿名訪客

    讚👍

  2. 匿名訪客

    很讚的內容,溝通讓我們從個體結合成團隊

  3. 匿名訪客

    TERRY老師的想法很新鮮,這是我先前想都沒想過的,感謝TERRY老師。

有話要說